Conoce la importancia de documentar las actividades de la organización y porque es recomendable hacerlo

En este post verás las diez principales razones por las cuales se recomienda documentar los procesos de la organización y la importancia de hacerlo para mejorar el desempeño organizacional: 

1. Los procedimientos son ejecutados de la misma forma de acuerdo a la documentación existente. 
2. En ausencia del empleado encargado de una actividad, esta labor podrá ser desarrollada por otro empleado siguiendo la documentación. 
3. Al estar documentados los procedimientos y tareas, el conocimiento es de la organización evitando tener dependencia de los empleados.
4. La documentación deberá estar desarrollada y mantenida actualizada por los empleados que ejecutan las actividades, el ejercicio de realizar la actividad de acuerdo a la documentación garantizará una buena transferencia de conocimiento.
5. El nuevo personal contratado se incorporará más rápido a su puesto de trabajo debido a que podrá ejecutar tareas de acuerdo con la documentación existente.  
6. La documentación deberá ser desarrollada y actualizada por el personal con mayor experiencia en el proceso a documentar, incluya en la documentación las lecciones aprendidas a través del tiempo. 
7. Use indicadores de gestión para medir del desempeño de sus empleados al desarrollar las actividades documentadas, esto le permitirá hacer mejoras en cada proceso y evaluar el desempeño de sus empleados. 
8. Toda labor dentro de la organización deberá ser documentada, esto le permite llevar un control y seguimiento en caso de cambio de personal asignado.
9. Si desea optar por alguna certificación ISO, lo más probable es que te exijan tener los proceso documentados, esto adicional es una muy buena práctica empresarial.
10. Siempre vas a poder repetir los procedimientos de la mejor manera y podrás mejorarlos constantemente por medio de lecciones aprendidas, nuevas técnicas, nuevas tecnologías, nuevas metodologías o mejores formas de hacer la misma cosa. 

Este es el decálogo de las razones por las cuales te recomiendo documentar y actualizar permanentemente la documentación de los procesos.

Conoce el 3, 2, 1 de las copias de respaldo o backups

En este post vas a conocer las mejores prácticas que se están usando para salvaguardar las copias de respaldo de los datos de la organización.

Para un mejor entendimiento, vamos a poner de ejemplo la información almacenada en un archivo Excel, sin embargo, debes tener en cuenta que estas prácticas son aplicables a toda información almacenada digitalmente, llámense archivos, directorios, base de datos o cualquier otra clase de información digital.

Estas son las tres recomendaciones para tener una copia de respaldo limpia, segura y disponible:

El dato debe estar en TRES sitios diferentes: es decir, el dato esta, una vez en el archivo original y deben existir mínimo dos copias de este archivo.  

El dato debe estar almacenado en DOS medios diferentes: aquí me refiero a que las copias del archivo original no deben estar dentro del mismo medio donde reside el archivo original, por ejemplo, dentro del mismo disco duro, USB, SAN, NAS, nube, o cualquier otro medio de almacenamiento. Debes usar mínimo dos medios de almacenamiento diferentes. 

UNA copia de los datos debe estar fuera de las instalaciones: es una costumbre común el mantener las copias de respaldo dentro de las instalaciones de la organización, las buenas prácticas recomiendan el mantener una copia de respaldo fuera de la organización, esto con el fin de mantener disponibles las copias de respaldo ante posibles desastres como: corto circuito, inundaciones, robos entre otros. La nube es una buena opción.

Adicional a estas tres recomendaciones, debes tener en cuenta que las actuales versiones de ramsonware ataca tanto al dato como al backup que se encuentre en línea, por lo que un consejo adicional es mantener una de las copias fuera de línea. 

Recuerda hacer ejercicios de restauración de las copias de respaldo o backups de forma periódica para verificar que todo esté en orden. 

Con estas recomendaciones podrás mantener tus datos seguros, disponibles y confiables.